Необходимость проведения совещаний при проектировании

Распространена фраза «Хотите погубить дело – проведите совещание». Хотелось бы поразмышлять по вопросу необходимости проведения совещаний при проектировании и их достаточности как для инженеров и проектировщиков, так и для руководящего звена компании. 

Руководство организации проводит производственные совещания, чтобы выяснить состояние разрабатываемых объектов, и принять скорейшие решения, основываясь на полученной информации от участников мероприятия. Есть ли оптимальная численность участников и длительность деловых совещаний? Необходимо ли присутствие всех специалистов, работающих в компании? Исходя из практики проведения и участия в совещаниях, можно сделать неутешительный вывод, что примерно 90% сведений, полученных в ходе совещаний — это диалог руководителя и докладчика в разнообразных форматах (предложения, доклады, а порой оскорбительные высказывания и даже угрозы). Приблизительно 90% участников производственного совещания не высказываются насчёт той или иной ситуации, опасаясь реакции руководства, не хотят вступать в спор с коллегами или конфликтовать с ними, так как это негативно скажется на настроении в оставшуюся часть рабочего дня. Или сотруднику компании не интересны результаты коллективной работы, либо он способен решить любую производственную задачу, или на неопределённое время отложить выполнение задания, поскольку уверен, что его не слушают.

Как повысить эффективность совещания

Так будет ли эффективным производственное совещание, если большая часть находящихся на мероприятии работников молча выжидает его окончания? Думается, что нет. Намного эффективнее предметные совещания, организация которых не требует слишком больших временных затрат. Приглашать исключительно нужных на текущий момент специалистов компании для решения конкретных задач. Да, в этом случае от руководства потребуется больше усилий по организации и подготовке к подобным предметным совещаниям, но и эффективность их будет намного выше. Тогда сотрудники будут меньше отвлекаться от производственных дел, и вместо того, чтобы выслушивать монологи или диалоги, смогут заниматься непосредственными обязанностями и приносить организации доход.

Каждая организация самостоятельно выбирает подходящий формат проведения производственных совещаний. Увы, разработчиками ПО почти не предлагаются решения по организации процессов для проектировщиков, во всяком случае информации об этом крайне мало, и результаты проведённых совещаний в лучшем случае отражаются в протоколах еженедельных мероприятий, оформляемых в текстовых редакторах. Может быть, целесообразнее формулировать задачи и контролировать их выполнение с привязкой к рассматриваемому объекту с помощью набора инструментов одной компьютерной программы? 

Компания Plandi специализируется на привлечении свободных исполнителей с разным опытом работы для решения конкретных проектных задач из Москвы и других регионов Российской Федерации.